Privacyverklaring

In het kort

• Wij gebruiken je gegevens om je vlucht te controleren en je claim voor compensatie te behandelen. We verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame.
• Wij delen claimgegevens met de luchtvaartmaatschappij en, waar nodig, met rechtbanken, partnerkantoren van advocaten en deurwaarders, omdat claims zo worden uitbetaald.
• Je gegevens worden in de EU gehost. Waar een aanbieder in de VS is gevestigd, gebruiken we door de EU goedgekeurde juridische waarborgen.
• Kopieën van identiteitsbewijzen en instapkaarten worden 90 dagen nadat je claim is afgesloten verwijderd. Financiële gegevens bewaren we 7 jaar, omdat de Nederlandse belastingwetgeving dat voorschrijft.
• Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, en je kunt een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming.

1. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

FlyClaims is een handelsnaam van FlyClaims (eenmanszaak), [address to be added], ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer KvK number pending. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en, voor Britse passagiers, de UK GDPR.

Voor alle privacyvragen en -verzoeken kun je mailen naar support@getflyclaims.com.

2. Welke gegevens we verzamelen

Gegevens die je ons geeft

• Contactgegevens: naam, e-mailadres en, als je dat opgeeft, telefoonnummer.
• Vlucht- en boekingsgegevens: vluchtnummers, data, boekingsreferentie, luchtvaartmaatschappij, route en wat er met je vlucht is gebeurd.
• Reisdocumenten: boekingsbevestigingen, instapkaarten en e-tickets die je uploadt.
• Identiteitsdocumenten: een kopie van je paspoort of identiteitskaart, alleen wanneer een luchtvaartmaatschappij of rechter daarom vraagt.
• Gegevens over de overeenkomst: je handtekening onder de overdrachtsovereenkomst en de datum en tijd waarop je hebt getekend.
• Uitbetalingsgegevens: je IBAN en de naam van de rekeninghouder, of je PayPal-e-mailadres.
• Gegevens van medepassagiers: namen en gegevens van andere passagiers die je aan een claim toevoegt.
• Berichten: e-mails, gesprekken met de supportchat en andere berichten die je ons stuurt.

Wanneer je een identiteitsdocument uploadt, kun je je burgerservicenummer (BSN) of ander nationaal identificatienummer zwart maken. Wij hebben dit niet nodig.

Gegevens die we automatisch verzamelen

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en serverlogs, die we gebruiken om de dienst veilig te houden en te laten werken.
• Sessiegegevens: cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden en toegang te geven tot je claims. Zie ons cookiebeleid.
• Verwijzingsgegevens: als je via de link van een partner binnenkomt, de verwijzingscode van die partner.

Gegevens van anderen

• Vluchtgegevens: we vragen de status, vertragingen en annuleringen van vluchten op bij een aanbieder van vluchtgegevens. We sturen alleen vluchtnummers en data door, geen persoonsgegevens van jou.
• Van de luchtvaartmaatschappij, rechtbanken of advocatenkantoren: reacties, beslissingen en betalingsinformatie over je claim.
• Van een andere passagier: als iemand anders een claim indient waarin jij bent opgenomen, geeft die persoon ons jouw gegevens.

3. Waarom we je gegevens gebruiken en onze rechtsgrond

Waar we ons baseren op een gerechtvaardigd belang, hebben we ons belang afgewogen tegen jouw rechten. Je kunt op elk moment bezwaar maken (zie artikel 9).

Wij sturen geen marketing-e-mails tenzij je je daarvoor hebt aangemeld, en je kunt je op elk moment afmelden.

4. Hoe we AI gebruiken

Wij gebruiken de modellen van OpenAI voor twee doeleinden:

• Je reisdocumenten uitlezen. Wanneer je een boekingsbevestiging of instapkaart uploadt, haalt AI de vluchtgegevens eruit (zoals vluchtnummer, datum en naam van de passagier), zodat je die niet zelf hoeft in te typen.
• Supportchat. Onze AI-supportchat beantwoordt vragen over claims en over onze dienst.

OpenAI verwerkt deze gegevens in onze opdracht op grond van een verwerkersovereenkomst. Volgens de API-voorwaarden van OpenAI worden gegevens die via de API worden verstuurd niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen. Deel in de chat geen gevoelige informatie, zoals gezondheidsgegevens of identiteitsnummers, tenzij we daar uitdrukkelijk om vragen.

Onze geschiktheidscheck gebruikt geautomatiseerde regels om in te schatten of je vlucht waarschijnlijk in aanmerking komt. Deze inschatting is geen definitieve beslissing. Als je het er niet mee eens bent, neem dan contact met ons op, dan beoordeelt een medewerker je zaak.

5. Met wie we je gegevens delen

Om je claim te behandelen

Om je compensatie uitbetaald te krijgen, delen we de relevante claimgegevens met:

• de luchtvaartmaatschappij (en haar vertegenwoordigers);
• rechtbanken en andere instanties die de claim behandelen;
• partnerkantoren van advocaten die voor ons optreden wanneer we dat zelf niet kunnen;
• deurwaarders wanneer we een vonnis ten uitvoer moeten leggen.

Wij delen alleen wat nodig is voor die stap. De rechtsgrond is de uitvoering van onze overeenkomst met jou.

Dienstverleners

Wij maken gebruik van betrouwbare aanbieders die gegevens in onze opdracht verwerken op grond van een verwerkersovereenkomst:

Andere gevallen

Wij kunnen gegevens ook delen:

• met onze accountant en de belastingdienst, zoals vereist voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden;
• met de partner die je heeft doorverwezen, beperkt tot wat nodig is om die partner te kredieteren (bijvoorbeeld dat er een claim is ingediend), en nooit je documenten;
• als de wet of een rechterlijk bevel dat vereist; of
• als onze onderneming wordt overgedragen of gereorganiseerd, met de nieuwe eigenaar, die dit beleid moet respecteren.

Wij verkopen je persoonsgegevens nooit.

6. Doorgifte naar het buitenland

Wij hosten je gegevens in de EU. Sommige aanbieders, waaronder OpenAI en FlightAware, zijn gevestigd in de Verenigde Staten, en andere aanbieders kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de EER of het Verenigd Koninkrijk, zorgen we ervoor dat ze beschermd zijn. Daarvoor baseren we ons op het EU-VS Data Privacy Framework (en de Britse uitbreiding daarvan) wanneer de ontvanger gecertificeerd is, en anders op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) (en het Britse equivalent). Je kunt ons om meer informatie over deze waarborgen vragen.

7. Hoe lang we je gegevens bewaren

Als er een geschil of gerechtelijke procedure loopt, kunnen we relevante gegevens bewaren totdat die is afgehandeld. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze.

8. Hoe we je gegevens beveiligen

• Alle gegevens zijn versleuteld tijdens verzending (HTTPS) en in rust.
• Geüploade documenten worden opgeslagen in versleutelde opslag in de EU.
• Bankgegevens voor uitbetaling zijn in rust versleuteld.
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen en systemen die deze nodig hebben.
• Je logt in met een eenmalige link die naar je e-mailadres wordt gestuurd (magic link), dus er zijn geen wachtwoorden die gestolen kunnen worden.

Als een datalek waarschijnlijk een risico vormt voor je rechten, melden we dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, bij jou.

9. Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over je hebben en een kopie te ontvangen.
• Gegevens die onjuist of onvolledig zijn te laten corrigeren.
• Je gegevens te laten verwijderen, tenzij we ze moeten bewaren (bijvoorbeeld voor de fiscale administratie of een lopende claim).
• In bepaalde situaties de verwerking te beperken.
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Gegevensoverdraagbaarheid: de gegevens die je ons hebt gegeven in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen, of deze naar iemand anders te laten sturen.
• Toestemming in te trekken wanneer wij ons baseren op toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je naar support@getflyclaims.com. Wij kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. Wij reageren binnen één maand, zoals de wet vereist.

Klachten bij een toezichthouder

Je kunt een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder in het land waar je woont of werkt. In het Verenigd Koninkrijk is dat de Information Commissioner's Office. We stellen het op prijs als we eerst de kans krijgen om je zorg weg te nemen.

10. Andere passagiers en kinderen

Als je andere passagiers aan een claim toevoegt, zorg er dan voor dat zij weten dat je hun gegevens met ons deelt, en verwijs hen naar deze verklaring. Bij de claim van een kind levert een ouder of wettelijk vertegenwoordiger de gegevens aan en tekent die namens het kind.

11. Cookies

Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken, en onze analytics gebruiken geen cookies. Details staan in ons cookiebeleid.

12. Wijzigingen van deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienst of de wet verandert. Wij publiceren de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum en informeren je per e-mail over belangrijke wijzigingen.

13. Contact

• FlyClaims (eenmanszaak), handelend onder de naam FlyClaims
• Adres: [address to be added]
• E-mail: support@getflyclaims.com

Vertalingen van deze verklaring worden ter wille van het gemak verstrekt. Bij verschillen tussen een vertaling en de Engelse versie prevaleert de Engelse versie.